日々多数の来客の対応に追われる受付業務を効率化し、お客様と受付担当者ともにストレスのないスマートな入退館管理を提供します。その日の来館予定者の確認や、ゲストカードの発行、入退館の動向などを一元管理でき、蓄積したデータを分析等に役立てることができます。

システム概要

来館管理システムは社内各部署への来客を事前に申請し、受付担当者と来客の情報を共有することで業務を効率化します。
受付担当者はシステムからゲストカードを発行し、バーコードを読み取ることで入退館を管理します。
申請のない突然の来客にも「アポなし来客機能」で対応可能です。

運用フロー
事前申請あり
事前申請なし(アポなしの来客)
来館者の申請登録

来客の予定が決まった時点で、各部署の担当者は来館管理システムに申請登録します。 申請はWebブラウザからお客様申請ページを開いて、日付、来館者名のほか、来館時の案内先や、受付からの電話連絡の要否を入力します。

お気に入り

定例の会議など、来館者が決まっている場合には、お気に入り登録しておくことにより、申請の手間を減らすことができます。

印刷プレビュー

申請した内容がゲストカードにどのように印刷されるか、印刷プレビューを表示して確認できます。

来館予定者一覧確認

各部署から申請された内容がリアルタイムに反映され、その日の来館予定を確認できます。 来館時の案内先や、申請者への連絡先も確認できるため、受付業務の負担が大幅に軽減されます。

ゲストカード印刷、バーコードによる入退館処理

申請された来館者情報をもとにゲストカードを印刷します。 ゲストカードにはバーコードが印字されており、バーコードを読み取るだけで入退館のステータスを更新できます。

アポなし来客機能

事前に申請されていない来客には、受付で直接入力することによりゲストカードを発行できます。

統計資料出力

来館されたお客様のデータを蓄積し、統計情報としてCSV出力することができ、分析に役立てることができます。

システム構成例
動作環境
サーバーOS Windows Server 2008 R2 Standard Edition SP1
データベース SQL Server 2012 Express edition
クライアントOS Windows7,Windows8
モジュール Microsoft.NET Framework 4.5